Erfahrungen mit Smoobu - ein PMS, Channel Manager und Gästereise Tool ein einem

Aktualisiert: 1. Dez 2020

Betreibst Du eine oder mehrere Ferienwohnungen? Betreibst Du ein Gästehaus oder vielleicht ein kleines Boutique Hotel? Dann könnte dieser Post für Dich relevant sein.

Es geht um Smoobu, ein tolles Tool für Menschen, die

  • Die Vermarktung ihrer Einheiten

  • den Betrieb ihrer Einheiten, und

  • die Betreuung ihrer Einheiten

auf de-facto Autopilot betreiben wollen. Natürlich gibt es noch ein paar Themen, die Du selbst in die Hände nehmen musst, aber Smoobu ist eine Plattform, die Dir das Leben als Gastgeber schon sehr einfach macht.


Disclaimer: ich bin selbst Kunde von Smoobu im Rahmen meiner Unterkünfte, die wir mit stayFritz betreiben. Ich werden aber nicht dafür bezahlt von Smoobu, diesen Überblick anzufertigen.



Warum Smoobu ein guter Helfer für Deine Verwaltung ist?


Smoobu macht genau dann Sinn, wenn Du mehr als eine Ferienwohnung oder Ferienunterkunft hast, die Du über mehrere OTAs verteilen möchtest, wie z.B. auf einem AirBnB und Booking. Als kleiner Gastgeber ist Smoobu kein Muss. Du kannst sehr viel von dem was Smoobu kann auch via der OTAs selbst. Je tiefer Du allerdings einsteigst, desto schneller wirst Du merken, dass Du über kurz oder lang nicht an einem professionellen Tool vorbei kommst.


Hier ein paar Gedanken, wobei Dir Smoobu hilft:

  • Du vermeidest Doppelbuchungen in hoch-frequentierten Perioden

  • Du erhälste eine einheitliche Steuerung von Preisen für Deine Unterkünfte über alle Portale hinweg

  • Du vermeidest unendliche Log-Ins und Log-Outs in verschiedenen OTA-Plattformen, wenn Du mit Gästen kommunizieren willst

  • Du hast eine Stelle von der aus Du Rechnungen für Deine Gäste erstellen und an Deinen Steuerberater übermitteln kannst

  • Du benötigst keinen Techniker, um die Verwaltung Deines Gästehauses oder Deiner Ferienwohnung professional aufzusetzen

Und die Liste lässt sich noch sehr lange fortsetzen. Ich selbst habe schon mit vielen Tools gearbeitet. Sicher hat ein Smoobu auch Schwachstellen, aber Smoobu hat sich für uns als wunderbares "Helferlein" zu einem guten Preis erwiesen.

Für welchen Gastgeber ist Smoobu geeignet?


Die Kernzielgruppe sind, aus meiner Sicht, sicher die kleinen und Kleinstbetreiber von Ferienwohnungen. Aus meiner Sicht ist das die Ecke aus der Smoobu kommt. Eine All-in-one Lösung für das Verwaltung von Ferienwohnungen, von der Vermarktung bis hin zur Rechnungsstellung. D.h. wenn Du 2-5 Ferienwohnungen oder Ferienhäuser betreibst, dann bist Du im Sweetspot von Smoobu.


Jetzt betreiben wir gut 50 Ferienwohnungen, Ferienhäuser und Gästehäuser im Raum Schliersee und Tegernsee. Die Hälfte davon betreiben wir mit Smoobu.


Warum? Hier drei für mich wichtige Gründe dazu:

  • Smoobu deckt die wichtigsten Vermarktungskanäle ab, von Airbnb, über Booking bis hin zu Expedia oder auch einem HRS Holidays

  • Das Preismodell ist je Einheit sehr attraktiv, da man wirklich nur je Einheit bezahlt, die mit 6€ im Monat sehr überschaubar ist und der Gastgeber eine tolle Plattform zum Arbeiten erhält

  • Es ist nicht notwendig eine komplexe IT Infrastruktur aufzubauen, wie z.B. dem Aufsetzen eines professionelen Property Management Systems (PMS), eines Channel Managers oder eines professionellen Gästereisetools

  • Gleichzeitig ist Smoobu offen mit einer API, über die sich der interessierte Gastgeber mit Zusatzanwendungen austoben kann.


Wann stößt Smoobu an seine Grenzen?


Das ist aktuell noch nicht ganz einfach zu sagen. Wenn ich es formulieren müsste, würde ich sagen: sobald ein Gastgeber den Bereich der Ferienwohungen und Ferienhäuser verlässt und eher in Richtung Hotelbetrieb oder Hotelketten geht, spätestens dann sind die Grenzen von Smoobu erreicht. D.h. spätestens dann gilt es, sich mit einer komplexeren System Infrastruktur zu beschäftigen. Smoobu ist sehr gut erweiterbar, spätestens jedoch wenn Du als Gastgeber nicht mehr in Einzeleinheiten denkst, sondern in Zimmerkategorien, dann sind die Grenzen von Smoobu erreicht, da es für diese Art der Unterkunft einfach nicht konzipiert wurde.



Was sind echte Nachteile von Smoobu? Use Case 1 - das Ändern von Buchungen


Szenario


Stell Dir das folgende Szenario vor:

  • Du betreibt ein Gästehaus oder ein Hotel

  • Du erhältst eine Buchung via Booking

  • Du stellst fest, dass Du die Buchung in eine andere Unterkunft umbuchen möchtest

Dieses Problem ist bis dato nicht gut lösbar. Achtung: es ist lösbar, aber es ist kompliziert.


So sollte es gehen:

  • In einem PMS System wie Apaleo z.B. hast Du Zimmer in Zimmerkategorien

  • Eine Buchung gehört einer Zimmerkategorie an

  • Innerhalb einer Zimmerkategorie gibt es nun verschiedene Zimmer, die Du belegen kannst

  • Möchtest Du jetzt eine Buchung innerhalb einer Kategorie verschieben, dann ist das in der Regel kein Problem, da es für Dich und den Gast ja die gleiche Kategorie ist und Du den Gast einfach umbuchen kannst

  • Auch für Booking ist das stressfrei, da ja Booking weiß, der Gast hat Kategorie XY gebucht und daran ändert sich auch nichts, wenn Du den Gast in ein anderes Zimmer packst

Was Du bei Smoobu aktuell machen musst:

  • Bei Smoobu gibt es keine Zimmerkategorien, weil es in der Welt der Ferienwohnungen in der Regel auch keine Kategorien gibt. Es gibt eben die Ferienwohnung "Seeblick", die Ferienwohnung "Waldblick" und die Ferienwohnung "Gar kein Blick"

  • D.h. ein Inserat auf Booking oder Airbnb, sprich einem OTA, ist genauso strukturiert. Du als Gast buchst genau die Unterkunft, die Du da online siehst. Du weißt genau was Du bekommst.

  • Problematisch wird es nun, wenn Du via OTA eine Buchung bekommst für die Ferienwohnung "Seeblick". Damit hast Du diese Unterkunft blockiert und in Smoobu ist die so eingetragen. Der OTA Kanal weiß auch "Aha, in dieser Zeit ist die Ferienwohnung Seeblick ausgebucht".

  • Wenn Du jetzt aber - weil z.B. ein anderer Gast länger bleiben musst oder Du die Wohnung anders nutzen musst oder möchtest - eine Buchung von Ferienwohnung "Seeblick" auf "Ferienwohnung "Waldblick" ändern möchtest, dann musst Du die Buchung in Smoobu erstens stornieren und zweitens in der alternativen Unterkunft neu anlegen. Das ist natürlich machbar. Technisch gesehen.

  • Problematisch ist, dass beim OTA (z.B. Booking), die Buchung noch in der ersten Unterkunft hängt, Du sie in Smoobu aber in Deiner zweiten Unterkunft hast.

Das kann aus vielerlei Sicht problematisch sein.

  • Du hast nun mit einem Gast zwei Verfügbarkeiten in Deinen OTA Profilen blockiert, weil eine Stornierung einer Buchung im Smoobu allein noch nicht ausreicht, um die Buchung auch im OTA zu stornieren.

  • Du hast in der neuen Unterkunft, wo Du die Buchung hin verschoben hast, eine Reservierung dran, die durch die Umbuchung notwendig wurde

Wie löst Du das?


Am Ende des Tages musst Du im OTA nachsehen, ob die Buchung da wirklich noch besteht. Wenn Sie das tut, dann musst Du Dich mit dem OTA oder dem Gast in Verbindung setzen, um die Umbuchung im OTA ebenfalls anzuschieben.


Die goldene Daumenregel wäre hier: alle Verschiebungen einer Buchung immer via dem OTA "einkippen", da dieser dann auch zentral die Änderungen in Deinen Buchungskalender pusht. Alles andere führt sehr schnell ins Chaos.


Während AirBnB einen sehr schönen Prozess hat für das Umbuchen von Reisen oder das Ändern von Aufenthalten, ist der Prozess bei einem OTA wie Booking eher etwas komplizierter und nur in Interaktion mit einem Ansprechpartner möglich.



Du hast Fragen zu Smoobu im Detail oder Tools im Generellen? Gerne kannst Du mich hier kontaktieren und einen kurzen Call vereinbaren?


Du hast Fragen zu dem Thema? Gerne kannst Du Dich bei mir dazu melden oder einen kurzen 15min Telefoncall vereinbaren: Jetzt Telefontermin vereinbaren.

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